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    电网建设工程项目档案管理中的问题与对策探讨
    【摘要】电网建设项目档案真实地记录和反映了电网建设发展的全过程,不仅是项目竣工验收、考核评优的依据,也是开展科学研究并为电力工业发展进行科学决策的重要资料。但是现行档案管理中存在一些问题,影响了档案价值的充分发挥,因此厘清问题的根源,探究相应的对策,对于提高档案管理水平大有裨益。
      【关键词】电网;建设项目;档案管理;问题;对策
      随着电网建设项目的不断发展,电网工程设计、施工、运维、管理等方面的档案资料越积越多,这些资料牵涉面非常广泛、专业性很强、形成周期相当长,所以妥善管理好这些资料,并为以后电力工程的决策、生产经营及从事科学研究提供全面、及时、准确的优质服务,具有非常重要的现实意义。然而电网建设项目档案管理中仍存在的一些问题,并且这些问题已经妨碍了其作用的发挥,因此清醒地看待这些问题并采取积极有效的对策,是档案管理工作者面临的紧迫而重要的任务。
      1.电网建设项目档案管理中的问题分析
      1.1档案管理体系不完善,影响档案管理的成效。档案管理体系不完善主要反映在档案管理制度不健全、档案管理工作不规范、档案保管条件差等方面。一些单位不严格按照《档案法》的原则和要求落实本单位的档案管理制度,如设计单位不按要求管理档案,设计变更不使用统一编号等;施工单位记录不全面,材料无质量证明文件等;验收时补录材料、盲目接收等。档案管理时记录方法杂乱,不遵循统一标准,给档案的整理、信息化带来较大困难。施工现场条件简陋,材料保管达不到“八防”标准要求。所有这些都影响了档案管理工作的成效。www.gofansmi49.com
      1.2档案管理人员配备不足,难以适应档案发展需要。电企档案管理人员往往身兼数职,加上综合素质参差、工作变动频繁,难以全身心投入档案管理工作中,也严重影响到队伍的稳定性。目前,各企业已按要求建立了档案管理人员网络,但大都难以按照档案管理要求开展工作。很多单位配置档案工作人员只有兼职的1~2人,显然不能适应档案管理的需要。
      1.3档案记录不完整欠准确,资料真实性与价值不足。由于电网建设参建单位较多、建设周期长,加上各单位档案意识淡漠、管理手段落后、资金投入不够,造成档案保管设施不全,以致档案资料遗失现象时有发生。同时档案数据记录不真实、不准确,经常出现错漏,如工程变更没有反映在图纸上、签字以图章或打印代替现象等,这些为工程以后运营、维护与管理带来不少麻烦。另外,档案收集只注重纸质资料,忽视声像资料的归档,造成声像档案不完备,其开发利用价值也难体现出来。
      1.4档案编研开发力度小,缺乏实用有价值成果。档案编研、开发是充分利用档案信息资源并将其转化为生产力的最有效方式,遗憾的是这方面的力度远远不够。对许多档案室而言,能够做好档案的收集、整理、归档和保管工作已属不易,何况是编研开发呢,但无疑要提高档案的利用价值和服务水平,编研、开发是必由之路。
      1.5档案管理信息化程度低,资料更新慢工作效率低。虽然计算机与网络已相当普及,但一般企业也仅是单机、条目式录入,与信息化管理的要求差距较大,主要原因是[1]:信息化管理手段落后;档案信息数据库建设滞后;信息化管理无统一标准,管理混乱、不规范;信息化人才缺乏。由于这样的现实,档案信息化管理徒有其表,体现不出它的优势。
      2.提高电网建设项目档案管理水平的对策
      2.1健全档案管理体系,明确职责加强领导。档案管理应按照《档案法》及《档案法实施办法》的原则和要求,强化档案法制观念,建立健全档案管理体系。为此应做到:(1)力争企业领导的重视和支持。只有领导重视档案工作,并将档案管理纳入生产经营活动中,才能真正解决档案管理中的实际问题,使档案管理工作走上正轨。(2)完善档案管理规章制度。档案管理要走上规范化、标准化道路,必须有制度做保证,使档案工作有章可循、有据可依。(3)明确档案管理职责。档案收集、整理、归档、保管都需要专人负责,只有明确了工作职责,才能保证档案工作的质量。(4)档案管理必须统一平台、集中管理。从设计、施工到竣工验收,所有相关单位都应该按照统一的要求建档、归档,保证档案管理归一化、程序化。(5)将声像档案资料放在与纸质档案资料同等重要的地位,重视声像档案资料收集、整理、开发和利用。
      2.2加强档案业务

    培训,提高工作人员素质。档案管理人员的业务素质直接影响到档案工作的质量,针对档案工作人员素质参差、基本功不扎实、专业人才缺乏的问题,应着眼于企业的长远发展,按照档案管理工作的需求,设立专门档案室和配置专职人员。为了不断提高档案工作人员的综合素质,必须加强业务培训工作,可以采用“走出去,请进来”的方式进行培训和教育。为了充分调动档案工作人员学习热情和工作积极性,应将档案工作人员的业绩与工资待遇、职称评定等挂钩。
      2.3统一领导分级管理,合同约束档案质量。电网建设项目档案管理过程是与项目建设同步进行的,并贯穿于项目建设的始终,按照“统一领导,分级管理;谁形成,谁负责”的原则落实项目法人、建设单位及勘察、设计、监理、施工、供应、运行等所有参建单位档案管理职责,而要实现这一目标应在签订合同时就明确相关细节和责任,通过合同的法律约束力,达到将档案管理纳入法制轨道的目的,使各参建单位明确自己的职责,自觉地按照合同的规定做好档案管理工作。但仅有合同约束还是不够的,因为电网建设档案数量庞大、内容繁杂,各单项工程完工时间有先后,为了保证档案管理同步、准确和完整,必须建立相应的监督机制,由项目法人或委托建设管理单位与监理单位监督其他参建单位执行情况,档案管理部门再对前者的档案管理进行监督和指导。
      2.4创新观念整合资源,编研开发创造价值。档案管理要克服传统观念的束缚,在管理技术和方法上有所突破,就要在观念上创新[2]。档案编研不同于归档,而是根据“存真、提炼、适用”的原则开展的研究性工作,没有创新意识、勇于探索的精神,不可能产生有价值的成果。同时,编研开发又要擅长利用不同的数据资料,整合各种资源,例如档案管理信息化建设是发展趋势,就要善于利用计算机技术和网络资源,提高编研开发的效率和质量。
      2.5转变传统管理的模式,实现档案管理信息化。传统档案管理模式是“你归档,我保管”、“你移交,我接收”、“你借阅,我检索”,随着工程项目档案文件数量与日俱增,这样一种管理模式使档案管理人员应接不暇,即使花费较多人力、财力,效果也不理想,所以要转变管理模式。现代科技为这种转变提供了良好的物质基础,档案管理信息化就是最有效的办法。实现档案信息化管理可从以下几方面着手:(1)加强基础设施建设,如规划网络设备、建设数据库存储系统。(2)建立信息化标准规范。(3)通过多媒体手段实现档案文件数字化。(4)通过引进、培养建立档案管理信息化人才队伍。
      3.结语
      电网建设项目档案既是电网项目建设过程的记录——对历史负责,又是未来发展的奠基石——开发利用好档案资料可以为新项目提供最有价值的参考坐标,所以加强档案管理是非常重要而有意义的事情。提高档案管理水平需要兴利除弊、继往开来,本文分析了电网建设项目档案管理中存在的问题,探讨并提出了相应的对策,希翼能对电力建设档案管理能有所帮助。
      参考文献
      [1]吴敏.浅谈电网建设项目档案管理信息化建设[j].科技风,2012(16):222.
      [2]林瓜量.浅析电网基本建设项目档案管理创新[j].办公室业务,2012(17):53-54.
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  •  更新时间:2013-11-05 09:43:10  作者:佚名 [标签: 电网 档案馆 电网 项目处 电网 项目 ]
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